Komunikasi dan Proses Public Relations 2

Komunikasi merupakan kegiatan diseminasi (penyebarluasan) informasi. Untuk menyebarluaskan informasi, maka ada tahapan-tahapan yang harus dilalui. Itu artinya program komunikasi tidak sekedar menyebarkan informasi, tetapi juga termasuk didalamnya tahapan pengumpulan (gathering) data dan informasi.

Tahapan yang lazim dilakukan dalam komunikasi adalah:

1. Pengumpulan data dan informasi

Data dan informasi dikumpulkan dari berbagai sumber. Bisa berupa data primer atau sekunder. Sumber informasi yang dipakai dapat berasal dari dinas pemerintah, lembaga swasta, media, publik, dlsb. Pada tahap ini, diperlukan sebuah bagian atau diivisi yang bekerja menjadi pengumpul atau bahkan periset informasi. Mengingat kerja komunikasi informasi itu 24 jam, maka memang idealnya ada team yang juga bertugas memonitor informasi dari berbagai sumber.

2. Pengolahan Data

Tahap ini, merupakan lanjutan dari tahap pengumpulan data (atau juga bisa dalam unit yang sama dengan bagian pengumpulan data); yang tugasnya melakukan pemilahan data dan informasi. Semua data dan informasi yang telah dikumpulkan dikelompokkan sesuai dengan kategori kebutuhan; kemudian disiapkan untuk bahan penyusunan produk informasi.

3. Produksi Pesan

Kegiatan ini berupa produksi informasi yang akan dikomsusikan kepada khalayak. Produk informasi, memerlukan pengemasan (packaging) dengan harapan informasi dapat diterima oleh khalayak secara efektif. Produk-produk dapat berupa: produk informasi cetak, audio, audiovisual, event (pameran, meeting, seminar, dlsb)

4. Penyebarluasan Informasi

Tahapan ini adalah tahap tindakan komunikasi, yang intinya adalah menyebarluaskan produk informasi sesuai dengan sasaran yang dituju.

Kerja komunikasi adalah kerja simultan, artinya satu tahapan dan tahapan lain, acapkali berlangsung bersama-sama (contoh tahap 1 dan 2, bisa digabung). Empat tahap di atas, harus dirancang dari awal sebelum kita melaksanakan kegiatan komunikasi informasi dalam konteks public relations. Perencanaan menjadi sesuatu yang penting dan amat vital. Tanpa perencanaan yang bagus, maka hasilnya tidak bisa maksimal.

Perencanaan komunikasi, menyangkut didalamnya tujuan yang dikehendaki dari penyebaran informasi (pesan), media yang bakal digunakan, dan sasaran yang dituju. Rangkaian kerja komunikasi memang memerlukan kecermatan dan perhitungan beberapa elemen dalam komunikasi. Itulah kenapa kita acapkali mengenal istilah segmentasi. Segmentasi artinya mengelompokkan sasaran yang hendak kita tuju dengan kriteria tertentu. Dengan mengenali karakter kelompok tersebut, kenmudian kita menyesuaikan cara menyampaikan dan bahasa yang kita pakai dalam berkomunikasi.